مدیریت پرونده های در نرم افزار CRM فرادیس

در صورتی که ماژول پرونده ها را خریداری نموده باشید دو گزینه به عنوان های ثبت پرونده جدید و لیست پرونده ها در منوی مدیریت فروش برای شما اضافه خواهد شد.
با انتخاب گزینه پرونده جدید می توانید برای هر یک از مشتریان خود پرونده های متعددی برای خدماتی که به آنها ارائه می نمائید ثبت کنید.
اگر ثبت پرونده را از بخش مشخصات شخص انتخاب کنید فیلد نام شخص صاحب پرونده به صورت خودکار پر خواهد شد در غیر این صورت در این فیلد نام شخصی که پرونده متعلق به ایشان است را وارد نمایید.

مدیریت پرونده های در نرم افزار CRM فرادیس

از لیست کشویی مقابل فیلد گروه کالا نام کالایی که پرونده در رابطه با ارائه خدمات با آن است را انتخاب کنید. درصورتی که کالای مورد نظر داخل لیست کشویی نیست با استفاده از علامت + سبز رنگ می توانید آن را به لیست کشویی اضافه کنید.
از لیست کشویی مقابل فیلد نوع پرونده خدماتی که قرار است در قبال کالا انجام شود را مشخص کنید برای مثال فروش، خدمات پس از فروش یا تمدید در صورتیکه نوع خدمت مورد ارائه در لیست کشویی وجود ندارد با کمک علامت + سبز رنگ آن را به لیست اضافه نمایید.
هر پرونده می تواند در سه وضعیت به صورت پیش فرض قرار گیرد یا پرونده در حال پیگیری است، یا انجام شده و پرونده کامل شده و یا موفق به انجام پرونده نشده اید و پرونده در وضعیت کنسل شد قرار می گیرد. وضعیت هر پرونده را می توانید از طریق فیلد وضعیت پرونده مشخص نمایید. درصورتی که در سازمان شما از عناوین دیگری برای وضعیت پرونده ها استفاده می شود می توانید این عنوان ها را به وسیله + سبز رنگ به لیست کشویی اضافه نمایید.
برای هر پرونده می توانید نامی انتخاب کنید و در فیلد نام پرونده تایپ نمائید درصورتی که تمایل داشته باشید می توانید از دکمه ایجاد اتوماتیک نام پرونده استفاده کنید با انتخاب این دکمه یک نام با تلفیق نام شخص، نوع پرونده و کالا ایجاد خواهد شد.
هر پرونده باید یک کد داشته باشد درصورتیکه شما از یک سیستم کد دهی خاص برای پرونده های خود استفاده می کنید می توانید آن را به صورت دستی در فیلد کد پرونده وارد نمائید در غیر این صورت نرم افزار این قابلیت را دارد که به صورت اتوماتیک به هر پرونده یک کد منحصر به فرد اختصاص دهد.
مقابل فیلد پیگیری کننده یک لیست از اسامی پرسنل شرکت وجود دارد که در آن به صورت پیش فرض نام شما به عنوان پیگیری کننده این پرونده مشخص شده است در صورتی که تمایل دارید پرونده را به شخص، دیگری ارجاع دهید و یا اینکه شخص دیگری، همراه شما این پرونده را پیگیری نماید از این لیست اسامی مورد نظر را انتخاب نمایید.
برای انجام این پرونده می توانید یک محدوده زمانی تعریف کنید. برای این منظور تاریخ شروع و تاریخ تخمینی پایان را تنظیم کنید به طور پیش فرض نرم افزار برای انجام هر پرونده یک دوره زمانی یک ماهه را در نظر می گیرد. ولی می توانید این مدت زمان را به صورت دستی نیز تغییر دهید.
ممکن است شما با یک شخص مدت ها کار کرده باشید ولی ایشان از طریق یکی از بازاریابان با یکی از کالاهای  شما آشنا شده باشد و لازم باشد در هنگام فروش آن کالا به آن بازاریاب پورسانتی تعلق گیرد و یا موارد مشابه برای این منظور لازم است با استفاده از فیلد نحوه آشنایی ، نحوه آشنایی که منجر به ایجاد این پرونده شده است را مشخص نمایید.
در نهایت می توانید آدرس و توضیحات لازم را روی پرونده درج نمائید و روی دکمه ثبت کلیک کنید.
جستجوی پرونده ها
می توان پرونده های ثبت شده را براساس فیلترهای مختلفی به صورت فیلتر تکی یا ترکیبی جستجو کرد در ادامه وظیفه هر یک از فیلترها را توضیح داده خواهد شد. نکته مهم اینجاست که هر فیلتر را می توان در ترکیب سایر فیلترها هم به کار برد.
نوع پرونده: با کمک این فیلتر می توانید نوع پرونده ها را مشخص کنید برای مثال پرونده های مربوط به فروش یا پرونده های مربوط به خدمات پس از فروش
گروه کالا: با استفاده از این فیلتر می توانید پرونده های که مربوط به یک نوع کالای خاص است را جستجو کنید برای مثال پروندهای که در ارتباط با طراحی سایت هستند و یا تولید درب و پنجره هستند.
کد پرونده: در هنگام ثبت یک پرونده به آن یک کد منحصر بفرد تخصیص داده می شود از این کد برای جستجوی سریع آن پروند می توان استفاده کرد.
پیگیری کننده: با استفاده از این فیلتر می توان تمام پرونده های که برای پیگیری به شخص یا اشخاص خاصی واگذار شده اند را جستجو کرد.
نام پرونده: در هنگام ثبت پرونده به آن نامی اختصاص داده می شود می توانیم پرونده مورد نظر را براساس نام یا بخشی از نام آن جستجو کنیم.
وضعیت پرونده : هر پروند در طول مراحل انجام در یکی از وضعیت های در حال پیگیری، کنسل شد و کامل شد می توانند قرار گیرند با استفاده از این فیلتر می توانیم برای مثال در میان تمام پرونده های کامل شد جستجو کنیم و یا تمام پرونده های کنسل شده را بیابیم.
علت کنسل شد: درصورتی که پرونده های کنسل شده را جستجو می کنید می توانید براساس علت کنسل شده پرونده های این جستجو را انجام دهید و برای مثال تمام پرونده های را پیدا کنید که به علت خرید از رقیب و یا قیمت بالا کنسل شده اند.
نحوه آشنایی: با استفاده از این فیلتر می تواند تمام پرونده های که از طرف شخص یا کانال خاصی به شما معرفی شده اند برای انجام پیدا کنید و یا در میان آنها جستجوی کنید.
تاریخ : پرونده های موجود را می توان براساس تاریخ آخرین تغییرات ، تاریخ ثبت و یا تاریخ پایان در یک محدوده زمانی جستجو کرد برای مثال می توان تمام پرونده های را جستجوی کنیم که از تاریخ ۳/۱۱/۱۳۹۴ تا ۳۰/۱۱/۱۳۹۴ ثبت شده اند.
نام شخص : با استفاده از این فیلتر می توانید در میان تمام پرونده های که در رابط با شخص خاصی ثبت شده است جستجو را انجام دهید.
توضیحات : در هنگام ثبت پرونده ها می توانید روی آنها توضیحاتی قرار دهید با استفاده از این فیلتر می توانید تمام پرونده های که در قسمت توضیحات آنها کلمه یا جمله خاصی درج کرده اید را جستجو نمایید.
منطقه جغرافیای: با استفاده از فیلترهای کشور، آستان، شهر، منطقه می توانید جستجوی خود را محدود به شهر یا منطقه خاصی کنید. برای مثال تمام پرونده های را پیدا کنید که مربوط به منطقه ۱ استان اصفهان هستند.
مرتب سازی: خروجی جستجوی خود را می توانید براساس تاریخ تغییرات ، عنوان، تاریخ ثبت، نوع پروند، وضعیت پرونده و تعداد وظایفی که روی هر پروند درج شده است مرتب نمایید.